F2A CEAC: Cách đăng nhập và đọc trạng thái hồ sơ NVC

CEAC là gì?

CEAC là hệ thống điện tử được Department of State sử dụng để quản lý nhiều bước trong quá trình xử lý hồ sơ immigrant visa.

Đối với hồ sơ F2A xử lý lãnh sự, CEAC trở nên đặc biệt quan trọng sau khi hồ sơ được NVC tạo và người dùng nhận được Welcome Letter.

Thông qua CEAC, người dùng có thể:

Theo dõi vị trí hồ sơ.

Xem thông báo từ NVC.

Thanh toán các khoản phí được yêu cầu.

Hoàn thành DS-260.

Upload các giấy tờ cần thiết.

Theo dõi trạng thái của từng tài liệu.

Theo dõi tình trạng Affidavit of Support.

Theo dõi Civil Documents.

Kiểm tra xem hồ sơ có cần bổ sung hoặc sửa tài liệu hay không.

KHI NÀO CÓ THỂ ĐĂNG NHẬP CEAC?

Thông thường người dùng cần nhận được thông tin từ NVC trước khi bắt đầu xử lý hồ sơ.

NVC sẽ cung cấp:

NVC Case Number.

Invoice ID Number.

Hai thông tin này được sử dụng để đăng nhập vào CEAC.

Nếu I-130 vừa được USCIS Approved nhưng chưa có NVC Case Number và Invoice ID Number thì chưa nên cố sử dụng USCIS Receipt Number để đăng nhập CEAC.

Đây là ba loại thông tin khác nhau.

NVC CASE NUMBER VÀ INVOICE ID DÙNG ĐỂ ĐĂNG NHẬP

Khi đăng nhập CEAC cho hồ sơ immigrant visa, người dùng cần sử dụng đúng:

NVC Case Number.

Invoice ID Number.

Không sử dụng:

USCIS Receipt Number.

Priority Date.

A-Number.

Số hồ sơ tự đặt.

Nếu nhập sai một trong hai thông tin, hệ thống có thể báo lỗi.

NẾU KHÔNG ĐĂNG NHẬP ĐƯỢC CEAC THÌ LÀM GÌ?

Trước tiên hãy kiểm tra chính xác từng ký tự.

Đặc biệt chú ý:

Số 0 và chữ O.

Số 1 và chữ I.

Các ký tự viết hoa.

Không thêm khoảng trắng.

Không bỏ ký tự trong Case Number.

Không sử dụng mã USCIS thay cho mã NVC.

Nếu Case Number và Invoice ID đều chính xác nhưng vẫn không đăng nhập được, nên chụp lại màn hình lỗi và sử dụng kênh liên hệ chính thức của NVC để yêu cầu hỗ trợ.

Không nên chia sẻ ảnh đăng nhập CEAC công khai trên mạng xã hội.

SAU KHI ĐĂNG NHẬP CEAC SẼ THẤY GÌ?

Sau khi đăng nhập thành công, người dùng sẽ nhìn thấy trang Summary Information của hồ sơ.

Đây là một trong những màn hình quan trọng nhất.

Tại đây có thể thấy:

Thông tin hồ sơ.

Vị trí hồ sơ.

Thông tin người được bảo lãnh.

Thông tin financial sponsor.

Tình trạng phí.

Tình trạng DS-260.

Tình trạng Affidavit of Support.

Tình trạng Financial Documents.

Tình trạng Civil Documents.

Thông báo từ NVC.

Người dùng không nên chỉ nhìn một dòng trạng thái duy nhất.

Cần kiểm tra toàn bộ Summary Information.

MỤC “YOUR CASE IS CURRENTLY AT” LÀ GÌ?

Đây là khu vực cho biết hồ sơ hiện đang ở đâu trong quá trình xử lý.

Tùy thời điểm, hồ sơ có thể hiển thị rằng đang ở:

NVC.

Embassy.

Consulate.

Điều này rất hữu ích để xác định hồ sơ đang thuộc giai đoạn nào.

Nếu hồ sơ vẫn ở NVC, người dùng tiếp tục theo dõi các bước xử lý tại NVC.

Nếu hồ sơ đã được chuyển đến cơ quan lãnh sự, quá trình tiếp theo sẽ liên quan nhiều hơn đến phỏng vấn và xử lý visa tại cơ quan đó.

STATUS “START NOW” NGHĨA LÀ GÌ?

Nếu nhìn thấy:

START NOW

thì thông thường có nghĩa là bước đó chưa được bắt đầu và người dùng cần thực hiện thao tác tương ứng.

Ví dụ có thể gặp:

START NOW tại phần IV Application.

Khi đó người dùng cần bắt đầu DS-260 nếu đủ điều kiện để thực hiện bước này.

START NOW cũng có thể xuất hiện ở khu vực tài liệu tùy tình trạng hồ sơ.

STATUS “INCOMPLETE” NGHĨA LÀ GÌ?

INCOMPLETE có nghĩa là phần đó chưa hoàn tất.

Ví dụ:

DS-260 đang INCOMPLETE.

Điều này có nghĩa là người dùng đã bắt đầu nhưng chưa hoàn thành và submit đơn.

Hoặc một nhóm tài liệu đang INCOMPLETE.

Khi đó cần kiểm tra lại phần tài liệu và hoàn thành những mục còn thiếu.

STATUS “NOT SUBMITTED” NGHĨA LÀ GÌ?

NOT SUBMITTED có nghĩa là thông tin hoặc tài liệu yêu cầu chưa được gửi cho NVC để review.

Đây là trạng thái người dùng cần chú ý.

Nếu một tài liệu bắt buộc vẫn là NOT SUBMITTED thì không nên nghĩ rằng NVC đã nhận và đang xem xét tài liệu đó.

Cần kiểm tra lại hồ sơ và thực hiện bước submit phù hợp.

STATUS “PAID” NGHĨA LÀ GÌ?

PAID thường liên quan đến các khoản phí của hồ sơ.

Khi phí đã được thanh toán và hệ thống cập nhật thành công, trạng thái sẽ thay đổi tương ứng.

Không nên chỉ dựa vào việc ngân hàng đã trừ tiền để kết luận toàn bộ hệ thống NVC đã hoàn tất cập nhật.

Hãy kiểm tra trực tiếp trạng thái trong CEAC.

STATUS “SUBMITTED” NGHĨA LÀ GÌ?

SUBMITTED có nghĩa là phần tương ứng đã được gửi.

Ví dụ:

DS-260 có thể chuyển sang SUBMITTED sau khi người dùng hoàn thành và ký gửi đơn.

Tài liệu cũng có thể có trạng thái thể hiện đã được gửi.

Tuy nhiên:

SUBMITTED không đồng nghĩa DQ.

Hồ sơ vẫn có thể đang chờ NVC review.

STATUS “IN PROCESS” NGHĨA LÀ GÌ?

IN PROCESS thường cho thấy NVC đang xử lý hoặc review phần tương ứng.

Nếu nhiều mục chuyển sang IN PROCESS, người dùng không nên tự ý upload lại toàn bộ tài liệu chỉ vì thấy trạng thái này.

Hãy chờ kết quả review hoặc kiểm tra thông báo mới từ NVC.

STATUS “COMPLETE” NGHĨA LÀ GÌ?

COMPLETE là một trạng thái tích cực đối với phần tương ứng.

Nó cho thấy phần đó đã đáp ứng yêu cầu xử lý tại thời điểm hiển thị.

Tuy nhiên, người dùng vẫn phải nhìn toàn bộ hồ sơ.

Một mục COMPLETE không có nghĩa toàn bộ case đã DQ.

AFFIDAVIT OF SUPPORT TRONG CEAC LÀ GÌ?

Đây là khu vực liên quan đến người bảo trợ tài chính.

Đối với hồ sơ gia đình, petitioner thường là financial sponsor.

Nếu petitioner không đáp ứng yêu cầu tài chính và sử dụng joint sponsor, thông tin của joint sponsor cũng có thể xuất hiện trong phần này.

Người dùng cần kiểm tra riêng từng financial sponsor.

CÁC TRẠNG THÁI CỦA AFFIDAVIT OF SUPPORT

Khu vực Affidavit of Support có thể hiển thị các trạng thái khác nhau tùy tiến trình.

Điều quan trọng là phải kiểm tra:

Đã upload đúng mẫu chưa?

Đã upload tài liệu tài chính chưa?

Có tài liệu nào còn thiếu không?

Có correction nào được yêu cầu không?

Có joint sponsor hay household member không?

Không nên chỉ nhìn trạng thái của petitioner rồi kết luận toàn bộ phần tài chính đã hoàn thành.

APPLICANT INFORMATION LÀ GÌ?

Applicant Information là khu vực liên quan đến người xin immigrant visa.

Đối với hồ sơ F2A có principal applicant và có thể có derivative applicants, cần kiểm tra từng người riêng biệt.

Mỗi người có thể có tình trạng riêng đối với:

DS-260.

Civil Documents.

Passport.

Birth Certificate.

Marriage Certificate nếu áp dụng.

Police Certificate nếu áp dụng.

Các tài liệu khác.

TẠI SAO PHẢI KIỂM TRA TỪNG NGƯỜI?

Một hồ sơ gia đình không phải lúc nào cũng có tất cả thành viên ở cùng một trạng thái.

Ví dụ:

Principal Applicant:

DS-260 – Submitted.

Civil Documents – Complete.

Derivative Applicant:

DS-260 – Incomplete.

Civil Documents – Not Submitted.

Trong trường hợp này, hồ sơ chưa thể xem là hoàn tất chỉ vì principal applicant đã hoàn thành phần của mình.

Cần kiểm tra từng applicant.

CIVIL DOCUMENTS TRONG CEAC

Civil Documents là khu vực dành cho các giấy tờ dân sự cần nộp cho người xin visa.

Tùy từng hồ sơ và quốc gia, danh sách yêu cầu có thể bao gồm:

Giấy khai sinh.

Giấy chứng nhận kết hôn.

Giấy ly hôn nếu có.

Lý lịch tư pháp.

Hộ chiếu.

Các giấy tờ khác theo yêu cầu.

Không nên sử dụng một checklist giống nhau cho mọi hồ sơ.

Danh sách tài liệu phải được kiểm tra theo yêu cầu của hồ sơ cụ thể.

DS-260 TRONG CEAC

DS-260 là Online Immigrant Visa Application.

Sau khi đủ điều kiện để bắt đầu, người dùng truy cập phần IV Application trên CEAC.

Có thể gặp các trạng thái như:

NOT STARTED.

INCOMPLETE.

SUBMITTED.

Nếu DS-260 đang INCOMPLETE, người dùng cần tiếp tục hoàn thành.

Nếu đã SUBMITTED, không nên tự tạo một DS-260 mới chỉ vì muốn kiểm tra lại thông tin.

Nếu cần chỉnh sửa thông tin sau khi submit, có thể phải liên hệ NVC hoặc cơ quan lãnh sự tùy giai đoạn.

TẠI SAO CIVIL DOCUMENTS CÓ THỂ CHƯA CHO UPLOAD?

Một tình huống người dùng thường gặp là Civil Documents chưa thể upload ngay.

Một nguyên nhân có thể là DS-260 chưa được hoàn thành.

Trong CEAC, phần Civil Documents có thể chưa hoạt động đầy đủ cho đến khi bước visa application được hoàn thành.

Vì vậy, nếu thấy một khu vực chưa thể thao tác, không nên lập tức kết luận hệ thống bị lỗi.

Hãy kiểm tra xem bước trước đó đã hoàn thành chưa.

SUBMIT DOCUMENTS LÀ GÌ?

Upload tài liệu chưa có nghĩa hồ sơ đã được gửi cho NVC review.

Sau khi hoàn thành các yêu cầu cần thiết, người dùng phải thực hiện Submit Documents.

Nếu nút Submit Documents chưa hoạt động, cần kiểm tra xem còn tài liệu bắt buộc nào chưa upload hay không.

Một tài liệu có trạng thái Missing có thể khiến bước Submit chưa được thực hiện.

NẾU NÚT SUBMIT DOCUMENTS KHÔNG HOẠT ĐỘNG THÌ SAO?

Đừng vội gửi email cho NVC.

Hãy kiểm tra từng applicant và financial sponsor.

Kiểm tra:

Còn Missing không?

Còn Not Submitted không?

Có financial sponsor nào chưa upload đủ không?

Có applicant nào chưa hoàn thành DS-260 không?

Có tài liệu nào đang Incomplete không?

Sau khi xác định nguyên nhân, hoàn thành phần còn thiếu rồi kiểm tra lại nút Submit Documents.

NVC REVIEW CÓ PHẢI LÀ DQ KHÔNG?

Không phải lúc nào cũng vậy.

Sau khi submit, NVC sẽ review hồ sơ.

Có thể xảy ra:

Corrections Required.

Hoặc:

Documentarily Complete.

Nếu NVC yêu cầu correction, người dùng cần đọc thông báo và sửa đúng tài liệu được yêu cầu.

Không nên tự sửa tất cả giấy tờ nếu NVC chỉ yêu cầu một hoặc một số tài liệu cụ thể.

CORRECTIONS REQUIRED NGHĨA LÀ GÌ?

Corrections Required có nghĩa NVC xác định hồ sơ cần sửa hoặc bổ sung.

Người dùng cần:

Đăng nhập CEAC.

Đọc thông báo.

Xác định tài liệu bị yêu cầu.

Sửa hoặc upload tài liệu phù hợp.

Submit lại hồ sơ.

Sau khi sửa, hồ sơ sẽ quay lại quá trình review.

DQ CÓ HIỂN THỊ NGAY TRONG CEAC KHÔNG?

Không nên chỉ dựa vào một dòng trên Summary Information để tự xác định DQ.

DQ là một mốc riêng trong quá trình NVC review.

Khi NVC xác định hồ sơ documentarily complete, người dùng sẽ nhận thông báo phù hợp.

Vì vậy, hãy lưu lại DQ Date riêng trong timeline.

CEAC CÓ GỬI THÔNG BÁO KHÔNG?

Có.

NVC có thể đăng thông báo liên quan đến hồ sơ trong CEAC.

Người dùng cũng có thể nhận email thông báo rằng hồ sơ có thay đổi.

Tuy nhiên, không nên chỉ chờ email.

Thói quen tốt hơn là chủ động đăng nhập CEAC và kiểm tra hồ sơ.

NẾU KHÔNG NHẬN ĐƯỢC EMAIL CỦA NVC THÌ SAO?

Hãy đăng nhập trực tiếp CEAC để kiểm tra.

Kiểm tra thêm:

Inbox.

Spam.

Junk.

Email petitioner.

Email beneficiary.

Email attorney nếu có.

Nếu cần cập nhật email hoặc thông tin liên hệ, thực hiện theo hướng dẫn của NVC.

Không nên bỏ qua CEAC chỉ vì email chưa đến.

CÓ NÊN CHỤP MÀN HÌNH CEAC ĐỂ LƯU KHÔNG?

Có thể lưu lại để quản lý timeline cá nhân.

Nhưng nếu chia sẻ trên mạng xã hội, cần che:

NVC Case Number.

Invoice ID.

Tên đầy đủ.

Ngày sinh.

Địa chỉ.

Email.

Thông tin tài chính.

Thông tin nhạy cảm khác.

Không nên đăng ảnh CEAC nguyên bản lên Facebook hoặc các nhóm cộng đồng.

CASETRACKER AUTO CÓ THỂ BIẾN CEAC THÀNH TIMELINE DỄ HIỂU NHƯ THẾ NÀO?

Thay vì người dùng phải nhớ hàng loạt trạng thái trong CEAC, timeline có thể được tổ chức thành:

NVC Case Created.

Welcome Letter.

CEAC Access.

Fees Paid.

DS-260 Started.

DS-260 Submitted.

I-864 Submitted.

Financial Documents Submitted.

Civil Documents Submitted.

Submit Documents.

NVC Review.

Corrections Required nếu có.

Documentarily Complete.

Interview Scheduled.

Medical.

Visa Decision.

Như vậy người dùng chỉ cần nhìn timeline là biết mình đã hoàn thành đến đâu.

MỘT HỒ SƠ F2A ĐANG “IN PROCESS” CÓ PHẢI BỊ CHẬM KHÔNG?

Không thể chỉ nhìn chữ IN PROCESS rồi kết luận hồ sơ bị chậm.

IN PROCESS chỉ cho biết phần tương ứng đang trong quá trình xử lý.

Cần xem:

Ngày submit.

Ngày NVC nhận.

Loại tài liệu.

NVC Timeframes tại thời điểm đó.

Thông báo mới nhất.

Nếu quá thời gian xử lý được NVC công bố và không có cập nhật, lúc đó mới nên xem xét việc liên hệ NVC.

CÁCH KIỂM TRA CEAC MỖI LẦN

Mỗi lần đăng nhập, hãy kiểm tra theo thứ tự:

1. Your case is currently at.

2. Messages.

3. Affidavit of Support.

4. Applicant Information.

5. Fees.

6. DS-260.

7. Civil Documents.

8. Financial Documents.

9. Corrections.

10. Submit Documents.

Không cần chỉ nhìn một dòng Case Status.

Hãy kiểm tra toàn bộ Summary Information.

CHECKLIST CEAC F2A

NVC Case Number

Invoice ID Number

Đăng nhập CEAC

Kiểm tra vị trí hồ sơ

Kiểm tra Messages

Kiểm tra phí

Kiểm tra Affidavit of Support

Kiểm tra Financial Documents

Kiểm tra DS-260

Kiểm tra Civil Documents

Kiểm tra từng applicant

Kiểm tra Missing

Kiểm tra Incomplete

Kiểm tra Not Submitted

Kiểm tra Corrections Required

Submit Documents

Theo dõi NVC Review

Lưu DQ Date khi có

Theo dõi Interview

NHỮNG LỖI NÊN TRÁNH

Chỉ kiểm tra USCIS sau khi I-130 Approved.

Dùng USCIS Receipt Number để tìm CEAC.

Không lưu NVC Case Number.

Không lưu Invoice ID Number.

Chỉ chờ email mà không kiểm tra CEAC.

Upload giấy tờ nhưng quên Submit Documents.

Thấy Submitted rồi nghĩ hồ sơ đã DQ.

Thấy Complete một mục rồi nghĩ toàn bộ hồ sơ đã Complete.

Không kiểm tra từng applicant.

Không đọc Messages của NVC.

Đăng công khai ảnh CEAC có thông tin cá nhân.

KẾT LUẬN

CEAC là hệ thống rất quan trọng đối với hồ sơ F2A xử lý lãnh sự.

Sau khi nhận thông tin từ NVC, người dùng cần sử dụng đúng NVC Case Number và Invoice ID Number để đăng nhập.

Khi vào CEAC, không nên chỉ nhìn một trạng thái duy nhất.

Hãy kiểm tra toàn bộ:

Vị trí hồ sơ.

Messages.

Fees.

Affidavit of Support.

Financial Documents.

DS-260.

Civil Documents.

Applicant Information.

Submit Documents.

NVC Review.

Corrections.

Documentarily Complete.

Điều quan trọng nhất cần nhớ:

START NOW = cần bắt đầu bước đó.

INCOMPLETE = chưa hoàn tất.

NOT SUBMITTED = chưa gửi.

SUBMITTED = đã gửi.

IN PROCESS = đang được xử lý.

COMPLETE = phần tương ứng đã hoàn thành.

Corrections Required = cần sửa hoặc bổ sung.

DQ = một mốc riêng do NVC xác nhận.

Với hồ sơ F2A, việc hiểu đúng từng trạng thái sẽ giúp tránh rất nhiều lo lắng và tránh thao tác sai trên CEAC.

CaseTracker Auto có thể sử dụng các mốc này để chuyển quá trình CEAC thành một timeline trực quan, giúp người dùng biết mình đã hoàn thành bước nào và bước tiếp theo cần làm gì.